ビジネスマンの必需品|チャットツールとの上手な付き合い方!




こんにちは

経理マンです。

 

今の時代の企業におけるコミュニケーションや連絡などの方法は、ほとんどがチャットツールになってきていると感じています。

メールに比べ手軽に送れる・敷居が低いなどとっつきやすい性質が非常に便利だからでしょうか。

 

しかしそんな便利なチャットツールも一つ間違えると本当に大切な事を見逃してしまうかもしれません。

今回は、そんな便利だけど注意が必要なチャットツールとの上手な付き合い方をご紹介します。




今やチャットツールは必要不可欠

会社に所属して仕事をしていると必ずと言っていいほどメールでのやり取りが発生すると思います。

①アドレスの確認

②タイトルを記載する

③相手先の会社名と担当者名を記載

④決まり切った定型文であいさつ

⑤本文

⑥決まり切った終わりの挨拶

簡単に書きましたがメールを書くのってこれだけの工程を経てやっと送信が出来る訳ですが、正直メール書くだけで疲れちゃいますよね(笑)

本文を書く時も、文章の言い回しや相手に失礼じゃないかを考えて書いているので余計に疲れます。。

 

そしてチャットツールが普及する前は、これを社内のやり取りでもやっていたのだから1日の仕事終わりなんてへとへとです。

 

それが今となっては、チャットツールが必要不可欠!

やっぱりいつでもどこでも簡単にやり取りが出来る。メールと比較して無駄な段取りがなく楽ちん。過去ログも簡単に検索する事ができる。等々、メールに比べてメリットが溢れかえっています。

仕事してると錯覚する

メリットがたくさんある一方、実はデメリットも存在します。それは、チャットを眺めて返信する事が大切な仕事だと思い込んでしまう事です。

はたしていったいこの作業に価値はあるのでしょうか?

 

自分が勤める会社の役員にも、チャットを眺めてたまにニュースなどの感想を全体チャットで流している人がいますが、それってむしろ周りの人の仕事を邪魔してるのに気付いていないんです。

その人が全体チャットに通知を残す事で、他の全員は何だろう?と思ってチャットを見に行ってしまいます。自分の貴重な時間を削ってチャットを見る事に時間を使ってしまいます。

 

つまりこの役員は全員に情報の提供をしようとしているのですが、ほとんどの人が興味ないような事を自分の自己満足の為だけにそうゆう投稿をして、仕事している気持ちになっているんです。ハッキリ言って邪魔ですよね。

タスクの4つの分類

そもそもタスクというのは4つに分類できるとされています。

コチラの図は時間管理マトリクスと呼ばれいています。

・第一領域:緊急で重要

・第二領域:緊急じゃないけど重要

・第三領域:緊急だけど重要じゃない

・第四領域:緊急でも重要でもない

通常、人はL字型の行動を取るようです。つまり第二領域を経過せずに第一⇒第三⇒第四のパターンを取るようです。

しかし本当に大切なのは第二領域の緊急ではないが重要な事です。第二領域を言い換えると将来への投資です。

本来取るべき行動は、この第二領域を経由したZ字型が良いとされています。

 

今自分がやっている仕事を箇条書きで一覧にしたうえで、それがどの領域に該当するかを考えてみてください。

第一領域が多くなってしまうのは仕方ないのですが、次に多いのは第二領域であるべきです。

チャットは緊急タスクがほとんど

前項で時間管理マトリクスをご紹介させて頂きましたが、まさにチャットツールがソレなんです。

チャットツールが運んでくるのはほどんどが緊急な事なんです。しかし緊急なタスクだけをこなしていも、ビジネスマンとしての成長は遅いままです。なぜかと言うと、それはその1事象の対処をしただけだからです。

たしかにそのタスクを対処する事で、片付くことがあるかもしれませんが、それを延々やっていても自分の成長には繋がりません。

自分を成長させるのは第二領域の分野だからです。

経理マン流チャットツールの使い方

基本的に経理マンは常にチャットは見ていません。自分宛のチャットが飛んできた時だけ見るようにしています。

補足
現代のチャットツールは大体スマホのアプリがあります。スマホのアプリを入れて通知をオンにしておけば、自分宛のチャットが来た時だけ通知が届くので、常にチャットツールを監視しておく必要が無いのです。

そして、自分の中でその内容を時間管理マトリクスに当てはめて、すぐ対応するか後で対応するか区別するようにしています。今自分がやっている事の方が重要で緊急な場合はチャットを基本的に無視します。(数秒で返信出来る場合はしてもOK)

 

最後に、退勤後や休みの日は絶対にチャットを返す事はしないです。入社してからずっとこのスタンスを貫き通しているので、たぶん他の人も帰ってこないと分かっていると思います(笑)

要は、メリハリをつける事が大切です。有給を取得する時も「何かあればチャットくれれば、、、」みたいな保守的な発言は一切しないようにしています。その時点でメリハリが無くなってしまうので。




あとがき

いかがでしたでしょうか?普段使っているチャットツールも少し使い方を考えれば、自分を成長させるための強力なツールとなります。

また時間管理マトリクスを意識して、チャットの緊急タスクばかりをこなして日々の仕事をしていないか考え直してみましょう。

もし緊急タスクばかりをこなしている状態ならば、一度チャットツールから離れて自分だけの時間を取ってみるといいです。何を優先させるのか、将来の投資をするには何をすればいいのか。

最近のテクノロジーの進化は著しいです。テクノロジーの進化と共に、自分自身の成長も重要だという事を理解しないといけません。

 

ここまで読んで頂きありがとうございます。

経理マン

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