月次決算早期化にはコミュニケーションが必須!




こんにちは

経理マンです。

 

ほとんどの会社で行われている月次決算。経理としてのキャリアの一番初めに待ち構えている業務であるものの、一方で会社の経営判断の基となるとても重要な仕事です。

一般的に、この月次決算は早ければ早いほど良いとされています。というのも、経営陣が早く会社の数字を把握し、迅速に経営に生かすことが出来るからです。

しかし、会社によってはこの月次決算にかなりの時間がかかってしまう事も珍しくありません。そこで今回は一般的に月次決算の遅延している原因とその解決方法について考えていければと思います。




月次決算遅延の要因は?

月次決算とは各部署の確定数字を経理が吸い上げて、貸借対照表(B/S)や損益計算書(P/L)を作ります。

以前、他の会社の経理担当者とディスカッションをした事がありますが、何といっても一番大変なのが、資料集め(各部署からの資料提出)。

たしかに自分も、関係各所からの資料集めが月次決算が遅延する最大の要因だと思っています。というのも、各部署の事務担当が取引先から資料を貰い、部署内で処理したあと経理に数字が回ってくる、という流れであるため、「社外からの請求書など」をもらう事にすでに時間がかかっています。

 

とはいえ、だからといって取引先にもっと早く欲しいと言っても、取引先の社内でも自社と同じような事が行われている訳で、そこだけをスポットで早くするのもなかなか難しい。

解決策はコミュニケーション

システムを導入したりする事で解決出来る事はあるかもしれません。しかしシステムを導入するのにも、多額の資金と莫大な工数が発生するので一筋縄ではいきません。簡単な管理ツールとかであれば1日程度あればいいですが、月次決算を早めるようなシステムになるとプロジェクト単位の話になってしまいます。

 

では、いったいどうしたらいいのか?

簡単な事としてまずは各部署とのコミュニケーションをもっと密に取るべきです。コミュニケーションだけで月次決算がすぐに早くなるか、と言われると答えはNoですが、全く効果が無い訳ではありません。

以前、入社前は1ヶ月以上かかっていた月次決算を10営業日程度に縮めた経験があります。

その時、社内で何が起こっていたかと言うと、

①月初の処理のスタートが全部署非常に遅い

②月次決算の大切さを理解してない・知らない

③請求書のミスが多い事を気にしていない

大まかにこれらの事が要因となり、月次決算のスタート自体が非常に遅くなっていると共に、正確な数字が出るのに非常に時間がかかっていました。

 

そこで、自分は主に次の事をしました。

①請求書作成のためにシステム導入・フォーマット化

②月次決算の大切さを全員に向けプレゼン

③毎月請求書チェックし終わった後に数人にヒアリング

④自分の上長と、週1で現状の問題点とその改善点の話し合い

①番以外は全てコミュニケーションです。もちろん他にも細々とした事はしましたが、一番大きかったのはみんなの月次決算に対する意識が変わった事です。

 

やはり会社という組織である以上、人との繋がりは非常に大切であり、何をするにも人を通して全ての事柄が起こります。

自分の好きな言葉に「実るほど頭を垂れる稲穂かな」という言葉があります。これは、どれだけ偉くなっても謙虚な姿勢で人と接する事が大切だよ。って意味です。

必ずしもすべてに低姿勢で臨む必要はありませんが、そういった少しの意識でも持っているだけで、おのずと成果は現れます。

freee株式会社では1営業日!?

ここからは少し特殊というか、freee株式会社(以下、freee)ならではの事例をご紹介させて頂ければと思います。

 

なんと、クラウド会計サービスを提供するfreeeでは1営業日というもの凄い速さで月次決算を締めているそうです!

1営業日なんて今まで聞いた事ありませんが、freeeが実践している驚きの方法とは、全ての部署単位で会計ソフトを導入してタイムリーに記帳しているとの事!

一部抜粋
freeeでは社員に会計freeeのアカウントを付与しています。経費精算や支払い依頼など、社内の会計処理は各社員に分散。買掛金が発生した場合には見積書ベースで納品状況を自己申告してもらい、会計処理として取引を登録するようにしています。該当の取引に詳しい各社員が入力するので確認コストなどが減り、結果、月初第1営業日に月次決算を1人日で締められるようになりました。 

正直これを他の企業が出来るかと言ったらとても難しいと思います。

クラウド会計ソフトの開発を行い、従業員が会計ソフトに慣れているであろうfreeeならではの素晴らしい超効率化方法ですね。

とはいえ、1営業日という途方もない速さにいつかはチャレンジ出来るように頑張ります!




あとがき

いかがでしたでしょうか?今回は月次決算早期化にはコミュニケーションが大切だという事をお話させて頂きました。実際に自分もコミュニケーションを取る事で、月次決算を早くする事に成功していますし、なにより普段から良好な関係を築いておく事で、困った時に他の部署が力になってくれます。

先ほどおお話させて頂きましたが、結局は人と人との仕事ですからコミュニケーションは普段から意識して行うようにしましょう!

 

ここまで読んで頂きありがとうございます。

経理マン

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