領収書を無くした!?そんな時の対処法をご紹介します!




こんにちは。

経理マンです。

 

経理として働いていると絶対というほど遭遇する経験。そう、領収書の紛失です。

会計というものは何か証憑(エビデンス)があって、それに基づいて取引を仕訳します。なのでサラリーマンで領収書を無くしてしまったら、あなたが立て替えたという証拠が何も無くなってしまいますよね、、

会食の立替をした領収書を無くそうものなら発狂ものです。

 

そこで今回は万が一領収書を無くしてしまった場合の対処法をご紹介していこうと思います!

(※サラリーマンというよりは個人事業主会計の仕事をしている人向けの内容になってます。)




そもそも領収書が必要な理由

そもそも領収書ってなんで必要なのかちゃんと知ってますか?

意外とちゃんと知っている人は少なくて、単純に「経理が使うからでしょ?」とか「金額の証明でしょ?」とかいう人がいるのですが(間違えではない)、ちゃんとした理由を述べるとするならば、法律で7年間の保管が義務付けられているからです。

また、税務調査などで税務署が来た時には、かならず証憑(エビデンス)の原本提出を求められます。その時に素早く対応出来るようにするためにも、ちゃんと領収書や請求書を保管する必要があるのです。

 

領収書を無くしてしまった時の対処法は?

ここからが本題なのですが、領収書を無くしてしまった場合でもいくつか対処法があります。順番に説明していきましょう。

レシートで代用する

正直、今の時代は領収書とレシートが一緒になっているパターンが多いです。

そして、領収書を発行する場合はレシートをくれないお店も多々あります。

ですが大体は領収書とレシートを一緒にくれますので、もし領収書をなくしてもレシートで代用する事が可能です。

point
基本的に、お店、日付、金額、内容が分かれば証憑として問題ありません。

クレジットカード明細で代用する

何かをクレジットカードで購入した場合には、クレジットカードの利用明細が証憑(エビデンス)として利用可能です。本来であれば、クレジットカード明細と領収書(レシート)をセットで保管しておくことが一番ですが、最悪クレジットカード明細だけでも大丈夫です。

クレジットカード明細ならネットから簡単にダウンロード出来るので安心ですね!できれば、立替や支払いはクレジットカードにするのが経理マン的おススメです!

領収書の写真

無くしそうで不安で不安で仕方ない方は領収書を写真で撮っておきましょう!

原本より圧倒的に弱くはなりますが、それでも超高額でない限りは証憑として使う事が出来るでしょう。

写真にとる際はちゃんと文字が読み取れるようにハッキリとした写真を撮ってください!ぼやけて文字が読めなかったらさすがに使えません(笑)

ネットで買ったものなら購入完了メールでも対応できます!

意外にメールじゃダメだと思ってる方が多いのですが、メールでも大丈夫です。上述したpointに記載した内容は基本的にはメールにも記載はあります。ちゃんとした証憑になるので、メールを完全に削除しないように残しておきましょう!




まとめ

冒頭でも述べましたが、領収書には保管期間がありちゃんと保管する義務があります。ただ、金額の小さいかつ領収書が発行されないもの(電車代など)は出金伝票というマイナーな方法で処理をする事も出来ます。

また、電車代程度であれば、どこからどこまで行ったかを紙に記載してそれを証憑として取っておくだけでもいいでしょう。

たしかに領収書や請求書の保管期間はあります。ただ、重要なことはその経費の重要性です!

 

金額的にインパクトの小さいものは税務署も必死になって調べてこないので、自分のルール(経理担当者の方は会社としてのルール)をきっちりと定めて、それに沿って領収書の取扱いを行いましょう。

 

ここまで読んで頂きありがとうございます。

経理マン

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