タスクを期限内に終わらす3つのコツ




こんにちは。

経理マンです。

 

突然ですが、みなさん時間は守れますか?

経理マンは性格上遅刻は絶対にしないし、与えられたタスクは必ず期限内に終わらせるように常に意識しています。

 

これってビジネスの世界では当たり前なんですが、その当たり前が出来ない人が意外と多い事にビックリしています。

 

意識では期限を守りたいと思っていても、予想外の緊急依頼や対応で間に合わない!!なんてことがある人は、是非この記事で何かコツを掴んでいってもらえたら嬉しいです。




タスクをオーダーした人に確認する

タスクをオーダーした人が満足するにはどうしたらいいでしょうか?

 

一番ミスコミュニケーションが生まれるのがこのポイントです。

タスク依頼者が答えな訳で、その答えと自分の答えが違っていたら当然やり直しですよね?それでは時間が非常にもったいない。

ではどうすればいいか?

取り掛かる前にイメージがずれていないか聞いちゃいましょう。

これ意外とやってない人が多いのです。

 

報連相という言葉の中の相談がコレです。

事前にイメージをすり合わせておく事で、最初から正しいゴールの方向に進めますね。

 

途中で悩んだ場合も同じです。

気を付けて欲しいのは、途中で相談する場合は自分の意見を持った上で相談するようにしましょう!

「自分は●●だと思うのですが、間違えてないですか?」

「こうした方が良いと思うのですが、以前のやり方で大丈夫ですか?」

のように、自分の意見も持ちつつ相談する事で評価がグッと上がるようになります!

完璧を求めすぎない

あなたは、とても几帳面で完璧主義者ではありませんか?

経理マンも結構適当な記事書いておきながら実は完璧主義者なんです(笑)

 

完璧主義者なんですが、以前より完璧を追い求める事を止めました。だって疲れるから。

 

几帳面で完璧主義者はとてもいい性格だと思いますが、同時にデメリットもあります。

完璧主義者のデメリット
・細かく完璧に作ろうとして時間がかかる
・やっていくうちにもっと時間が必要になる事が多い
・途中でやる気が無くなって仕上げきれない
・気力切れで品質にバラつきが出てしまう

自分も経験しているから分かるのですが、努力した割に意外と評価してもらえないんです。つまり結構無駄な努力をしている。

では、どうしたらいいのか?

納得いかなくても最後まで終わらせる

最初から完璧を求めすぎるから、上記のようなデメリットが多く発生していまいます。

最初はまず形を作ってみましょう。

一回で全部やろうとするのではなくて、作ったものを繰り返しアップデートすればいいんです。

 

ここで重要になってくるのが、「前述した事前に確認する事」です。

事前に確認しておけば、間違ったゴールに進む事はなくなりますね。

スケジュール管理を徹底

スケジュール管理を徹底する事で、日々のルーティーン業務にかかる時間を明確に見える化してしまいましょう。

そうする事で、依頼タスクにかけられる時間、ルーティーン業務の時間を明確に出来ます。

具体的な方法

一週間のスケジュールを前週の金曜日帰る前に作成します。

自分の今抱えているタスクやルーティーン業務のバランスを考えながら出来るだけ具体的に一週間分のスケジュールを作成しましょう。

自分は30分時間幅でスケジュール作成をしていますが、慣れるまでは1時間とかで大丈夫です。

 

そして出来れば、1日の終わりに実際のアクションをスケジュールに記入していきましょう。

それで事前の予想とどれくらいの乖離があったかを確認する事で、次回以降のスケジュール作成の精度が上がっていき、より質の高い仕事が出来るようになります。




まとめ

いかがでしたでしょうか?

・事前の確認と相談

・完璧を求めすぎない

・スケジュール管理

上記の3つを意識するだけで、今までタスクに追われていた毎日が少し楽になる事間違いなしです。

 

良く思われたいから一人で完璧にやって報告しよう!って思ってる人は今すぐ考え方を改めた方がいいです。自分も以前はそんな考えをしていました。

でもやっぱり、1人で考えるのと2人で考えるのだと、どっちが良いのかなんて分かり切っていますよね?

 

1人で出来ない時は、他の人の力を借りましょう。

そして誰かが困っていたら、その人を助けてあげましょう。

 

ここまで読んで頂きありがとうございます。

 

経理マン

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